Certificare ISM/ISPS

CERTIFICARE ISM/ISPS

CERTIFICAREA ISPS A NAVELOR

5. Proceduri de auditare si certificare ISPS a navelor

5.1. Auditarea si certificarea ISPS a navelor se efectueaza în conformitate cu prevederile tuturor documentelor de referinta mentionate în Capitolul 4.

4.1. O.G. nr. 80 / 2003, privind acceptarea de catre România a amendamentelor la Conventia SOLAS 74 si a Codului ISPS;
4.2. Norme metodologice de aplicare a O.G. nr. 80 / 2003;
4.3. H.G. nr. 248 din 26.02.2004;
4.4. Codul ISPS, Partea A si Partea B;
4.5. Conventia SOLAS 74 asa cum a fost amendata, Capitolul XI - 2 - Masuri speciale pentru sporirea securitatii maritime;
4.6. SR - ISO 8402 Managementul calitatii si asigurarea calitatii – vocabular.

5.2. Toate companiile, persoane juridice române, sau filiale în România ale unor persoane juridice straine, care sunt proprietare de nave sau care administreaza nave purtând pavilionul României, trebuie sa obtina de la A.N.R. certificatul international de securitate a navei (C.I.S.N.), pentru fiecare dintre navele sale.

5.3. Pentru auditare si certificare, compania va prezenta A.N.R urmatoarea documentatie:

5.3.1. cererea de certificare-tip; (formular cod:F11ICSN13);
5.3.2. setul de acte doveditoare asupra legalitatii functionarii companiei;
5.3.3. lista navelor-tip, caracteristici, situatia certificatelor si inspectiilor statutare;
5.3.4. manualul sistemului de securitate al companiei;
5.3.5. manualul procedurilor conforme sistemului de securitate al companiei;
5.3.6. manualul sistemului de securitate la bordul navelor;
5.3.7. manualul procedurilor conforme sistemului de securitate la bordul navelor;
5.3.8. raportul auditului intern de securitate.

5.4. Pe baza cererii primite, A.N.R., împreuna cu compania, vor stabili data si locul de desfasurare a auditului, si vor efectua toate aranjamentele necesare pentru ca auditul sa se desfasoare în conditii normale.

Formularele de auditare ISPS folosite de catre inspectorii Serviciului ISM – ISPS în activitatea de auditare si certificare sunt urmatoarele:

F01ICSN13 – Lista de verificare a Planului de Securitate a Navei
F02ICSN13 – Lista de verificare pentru auditul de securitate la nava
F03ICSN13 – Plan de audit ISPS la nava
F04ICSN13 – Notificare de invalidare ISPS
F05ICSN13 – Raport de audit ISPS la nava
F06ICSN13 – Nota de neconformare ISPS la nava
F07ICSN13 – Chestionar ISPS personal navigant
F08ICSN13 – Chestionar ISPS pentru personal companie
F09ICSN13 – Nota fundamentare ISPS
F10ICSN13 – Sedinta deschidere audit ISPS

Aceste formulare sunt cuprinse în documentatia Sistemului de Management al Calitatii a Autoritatii Navale Române, în formularul „Lista de evidenta a formularelor”(F423-03).

Procedura de auditare

Procedura de auditare a unei nave urmeaza, în mod firesc, dupa etapele: aprobarea Evaluarii de Securitate si a Planului de Securitate a navei si implementarea efectiva a documentatiei de securitate la bordul acesteia;

Procedura de auditare pe linie de securitate maritima a unei nave (de catre Administratie), va trebui sa se desfasoare - în mod normal
conform urmatoarelor etape:

a. Verificarea documentatiei de securitate;
b. Verificarea amanuntita a continutului si procedurilor descrise în Planul de Securitate al Navei, comparativ cu prevederile codului ISPS ( 9.4);
c. Verificarea prin interviuri a cunostintelor teoretice ale personalului de la bordul navei, care are sarcini de securitate, referitor la proceduri si atributii prevazute în PSN;
d. Verificarea aplicarii practice corespunzatoare a procedurilor înscrise în PSN (mod de actionare si conducere a actiunilor), prin exercitii pentru diferite scenarii, la toate gradele de securitate;
e. Verificarea implementarii PSN la bordul navei;
f. Verificarea înregistrarilor si evidentelor de securitate de la bord;
g. Întocmirea raportului de audit;
h. Întocmirea si eliberarea actului de verificare/aprobare a PSN.

În cazul în care în timpul efectuarii auditului la bordul navei rezulta neconformari si/sau observatii pe linie de securitate maritima, inspectorul de specialitate care efectueaza auditul va notifica comandantul/OSN-ul navei/reprezentantul companiei despre acest lucru, specificând faptul ca neconformarile vor trebui corectate pâna la finalizarea auditului, în caz contrar nava nu va fi certificata ISPS, si de asemenea ca observatiile rezultate vor fi înscrise în raportul de audit, împreuna cu termenele acordate pentru rezolvarea lor.

În cazul în care raportul de audit este favorabil si nava nu are neconformari pe linie de securitate necorectate, nava va fi certificata ISPS si va primi Certificatul International de Securitate a Navei.

Procesul de verificare si certificare

Procesul de verificare si certificare corespunzator pentru emiterea unui certificat international de securitate a navei ( C.I.S.N. ) va implica în mod normal urmatoarele etape:

verificarea de securitate initiala;
verificarea periodica sau intermediara;
verificarea pentru reînnoire.

Aceste verificari sunt efectuate, la cererea pe care compania o formuleaza catre Administratie, de catre auditori autorizati pentru efectuarea auditului.

Verificarea si certificarea navelor

Fiecare nava la care se aplica prezenta Parte din Cod trebuie va fi subiectul verificarilor specificate mai jos:

o inspectie initiala înainte de darea în folosinta a navei sau înainte ca certificatul cerut în baza sectiunii 19.2 din Partea A a Codului ISPS sa fie acordat pentru prima data, care va include o verificare completa a sistemului sau de securitate si orice echipamente de securitate asociate acoperite de prevederile relevante ale capitolului XI-2, prezenta Parte din Cod si planul aprobat de securitate a navei. Aceasta verificare va asigura ca sistemul de securitate a navei si orice echipament de securitate asociat îndeplineste în totalitate cerintele aplicabile ale capitolului XI-2 si ale prezentei Parti a Codului si ca este în stare satisfacatoare si potrivit pentru scopul pe care îl are nava;
o inspectie de reactualizare la intervale specificate de catre Administratie, dar care sa nu depaseasca cinci ani, mai putin acolo unde se aplica sectiunea 19.3 a Partii A din Codul ISPS. Aceasta inspectie va asigura ca sistemul de securitate a navei si echipamentul de securitate asociat îndeplineste în totalitate cerintele aplicabile ale capitolului XI-2, ale prezentei Parti a Codului si ca este în stare satisfacatoare si potrivit pentru scopul pe care îl are nava;
cel putin o verificare intermediara. Daca este efectuata o singura verificare intermediara, aceasta va avea loc între a doua si a treia data aniversara a certificatului dupa cum este definit în reglementarea I/2(n). Verificarea intermediara va include verificarea sistemului de securitate a navei si a oricarui echipament de securitate asociat pentru a asigura ca acestea sunt în stare satisfacatoare pentru scopul pe care îl are nava. O astfel de verificare intermediara va fi înscrisa pe certificat;
orice inspectii suplimentare dupa cum este determinat de catre Administratie.
Verificarile navei vor fi efectuate de catre ofiterii Administratiei. Totusi, Administratia poate încredinta verificarile unei organizatii de securitate recunoscuta la care se face referire în reglementarea XI-2/1.

În toate cazurile, Administratia implicata trebuie sa garanteze în totalitate îndeplinirea si eficienta verificarii si se obliga sa asigure pregatirile necesare pentru a satisface aceasta obligatie.

Sistemul de securitate a navei si orice echipamente de securitate asociate, dupa verificare, trebuie mentinute pentru a fi în conformitate cu prevederile reglementarilor XI-/4.2 si XI-2/6, cu prezenta Parte din Cod si cu planul de securitate a navei aprobat. Dupa ce o inspectie conform sectiunii 19.1.1 (Partea A, Cod ISPS) a fost încheiata, nici o schimbare nu va mai fi facuta în sistemul de securitate si în orice echipamente de securitate asociate sau în planul de securitate a navei aprobat, fara autorizatia Administratiei.

Emiterea sau avizarea certificatului

Un Certificat International de Securitate a Navei trebuie sa fie emis dupa verificarea initiala sau cea de reînnoire a certificatului în conformitate cu prevederile sectiunii 19.1 (Partea A, Cod ISPS ).

Un astfel de certificat va fi emis sau avizat fie de catre Administratie, fie de catre organizatia de securitate recunoscuta care actioneaza în numele Administratiei.

Un alt Guvern Contractant poate, la cererea Administratiei, sa determine ca nava sa fie verificata si, daca apreciaza ca sunt îndeplinite prevederile paragrafului 19.1.1(Partea A, Cod ISPS ), va emite sau va autoriza emiterea unui Certificat International de Securitate a Navei pentru nava si, acolo unde este cazul, va aviza sau va autoriza avizarea acelui certificat pentru nava, în conformitate cu Codul ISPS.

O copie a certificatului si o copie a raportului verificarii vor fi transmise cât de curând posibil catre Administratia care a solicitat aceasta.

Un certificat astfel emis va contine o declaratie din care sa reiasa ca a fost eliberat la cererea Administratiei si va avea aceeasi putere si va primi aceeasi recunoastere ca si certificatul emis conform sectiunii 19.2.2. (Partea A, Cod ISPS).

Certificatul International de Securitate a Navei va fi întocmit sub o forma corespunzatoare modelului dat în anexa la Codul ISPS. Textul trebuie sa includa o traducere în engleza, franceza sau spaniola daca limba utilizata nu este una din aceste limbi.

Durata si valabilitatea certificatului

Un Certificat International de Securitate a Navei va fi emis pentru o perioada specificata de catre Administratie care nu trebuie sa depaseasca cinci ani.

Atunci când verificarea pentru reînnoirea certificatului a fost efectuata într-o perioada de trei luni înainte de data de expirare a certificatului existent, noul certificat va fi valabil începând cu data încheierii verificarii pentru reînnoirea certificatului pâna la o data care sa nu depaseasca cinci ani de la data expirarii certificatului existent.

Atunci când verificarea pentru reînnoirea certificatului a fost încheiata dupa data expirarii certificatului existent, noul certificat va fi valabil de la data încheierii verificarii de reînnoire a certificatului pâna la o data care sa nu depaseasca cinci ani de la data expirarii certificatului existent.

Atunci când verificarea de reînnoire a certificatului este încheiata cu mai mult de trei luni înainte de data de expirare a certificatului existent, noul certificat va fi valabil de la data încheierii verificarii de reînnoire a certificatului pâna la o data care sa nu depaseasca cinci ani de la data încheierii inspectiei de reactualizare.

Daca un certificat este emis pentru o perioada mai mica de cinci ani, Administratia poate extinde valabilitatea certificatului dupa data de expirare la perioada maxima specificata în sectiunea 19.3.1 ( Partea A, Cod ISPS ), cu conditia ca verificarile la care se face referire în sectiunea 19.1.1 aplicabile atunci când un certificat este emis pentru o perioada de cinci ani sa fie efectuate corespunzator.

Daca o verificare de reînnoire a certificatului a fost încheiata si un nou certificat nu poate fi emis sau plasat la bordul navei înainte de data expirarii certificatului existent, Administratia sau organizatia de securitate recunoscuta care actioneaza în numele Administratiei poate aviza certificatul existent si un astfel de certificat va fi acceptat ca fiind valabil pentru o perioada ulterioara care nu va depasi cinci luni de la data expirarii.

Daca o nava, în momentul expirarii certificatului, nu se afla în portul în care urmeaza sa fie verificata, Administratia poate extinde perioada de valabilitate a certificatului, dar aceasta extindere va fi acordata numai cu scopul de a-i permite navei sa îsi încheie voiajul catre portul în care va fi verificata, si numai în cazurile în care este potrivit si rezonabil sa procedeze astfel. Nici un certificat nu va fi extins pentru o perioada mai mare de trei luni, iar nava careia îi este acordata o extindere, la sosirea în portul în care urmeaza sa fie verificata, nu va fi îndreptatita, în virtutea unei astfel de extinderi, sa paraseasca acel port fara a detine un nou certificat. Atunci când verificarea de reînnoire a certificatului a fost încheiata, noul certificat va fi valabil pâna la o data care sa nu depaseasca cinci ani de la data expirarii certificatului existent înaintea acordarii extinderii.

Un certificat emis unei nave angajate în voiaje scurte care nu a fost extins conform prevederilor anterioare din prezenta sectiune poate fi extins de catre Administratie pentru o perioada de gratie de pâna la o luna de la data expirarii înscrisa pe certificat. Atunci când verificarea de reînnoire a certificatului este încheiata, noul certificat va fi valabil pâna la o data care sa nu depaseasca cinci ani de la data expirarii certificatului existent înainte ca extinderea sa fie acordata.

Daca o verificare intermediara este încheiata înainte de perioada specificata în sectiunea 19.1.1 (Partea A, Cod ISPS), atunci:

data expirarii indicata pe certificat va fi amendata prin avizarea la o data care nu trebuie sa fie mai târziu de trei ani dupa data la care a fost încheiata verificarea intermediara;
data expirarii poate ramâne neschimbata daca una sau mai multe verificari suplimentare au fost efectuate astfel încât intervalele maxime între verificarile prescrise în sectiunea 19.1.1(Partea A, Cod ISPS) nu sunt depasite.

Un certificat emis conform sectiunii 19.2 (Partea A, Cod ISPS) va înceta sa fie valabil în oricare din urmatoarele cazuri:

daca verificarile relevante nu sunt încheiate în cadrul perioadelor precizate în sectiunea 19.1.1 (Partea A, Cod ISPS);
daca certificatul nu este avizat în conformitate cu sectiunile 19.1.1.3 si 19.3.7.1.1 (Partea A, Cod ISPS), daca sunt aplicabile;
când o Companie îsi asuma responsabilitatea operarii unei nave care nu a mai fost operata anterior de acea Companie; si datorita transferului navei sub pavilionul altui Stat.
În cazul:
- transferului unei nave sub pavilionul altui Guvern Contractant, Guvernul Contractant al carui pavilion nava a fost anterior îndreptatita sa îl arboreze va transmite, pe cât de curând posibil, Administratiei, copii sau toate informatiile referitoare la Certificatul International de Securitate a Navei detinut de nava înainte de transfer si copii ale rapoartelor disponibile ale verificarilor, sau
- unei Companii care îsi asuma responsabilitatea operarii unei nave care nu a mai fost operata de acea Companie, Compania anterioara va transmite, pe cât de curând posibil, Companiei actuale copii ale oricaror informatii referitoare la Certificatul International de Securitate a Navei sau pentru a facilita inspectiile descrise în sectiunea 19.4.2. (Partea A, Cod ISPS).

Certificarea interimara

Certificatele specificate în sectiunea 19.2 ( Partea A, Cod ISPS ) vor fi emise numai atunci când Administratia care emite certificatele este complet satisfacuta ca nava îndeplineste cerintele sectiunii 19.1. ( Partea A, Cod ISPS ). Oricum, dupa 1 iulie 2004, în cazul:

unei nave fara certificat, la predare sau înainte de intrarea sau reintrarea în serviciu;

transferului unei nave de sub pavilionul unui Guvern Contractant sub pavilionul unui alt Guvern Contractant;

transferului unei nave sub pavilionul unui Guvern Contractant de sub pavilionul unui Stat care nu este Guvern Contractant; sau

când o Companie îsi asuma responsabilitatea operarii unui nave care nu a mai fost operata anterior de acea Companie, înainte ca certificatul la care se face referire în sectiunea 19.2 (Partea A, Cod ISPS) sa fie emis, Administratia poate determina emiterea unui Certificat International Interimar de Securitate a Navei, într-o forma care corespunde modelului dat în Apendicele la prezenta Parte din Cod.

Un Certificat International Interimar de Securitate a Navei va fi emis numai atunci când Administratia sau organizatia recunoscuta de securitate, în numele Administratiei, a verificat ca:

evaluarea securitatii navei ceruta prin prezenta Parte a Codului a fost încheiata;

o copie a planului de securitate a navei care îndeplineste cerintele Capitolului XI-2 si ale Partii A din prezentul Cod este prevazuta la bord, ca a fost transmisa pentru analiza si aprobare si implementata la bord;

nava este prevazuta cu un sistem de alarma de securitate care îndeplineste cerintele reglementarii XI-2/6, daca este necesar;

ofiterul însarcinat cu securitatea companiei:

a. s-a asigurat:

1 de analizarea planului de securitate a navei în vederea conformitatii cu prezenta Parte din Cod;

2 ca planul a fost transmis spre aprobare, si

3 ca planul este implementat pe nava

b. a stabilit aranjamentele necesare, inclusiv aranjamente pentru antrenamente, exercitii si audituri interne, prin care ofiterul însarcinat cu securitatea companiei apreciaza ca nava va îndeplini cu succes verificarea solicitata în conformitate cu sectiunea 19.1.1.1 (Partea A, Cod ISPS), în termen de 6 luni;

au fost facute aranjamentele pentru efectuarea verificarilor necesare conform sectiunii 19.1.1.1 1 (Partea A, Cod ISPS);

comandantul, ofiterul însarcinat cu securitatea navei si personalul navei cu atributii specifice referitoare la securitate îsi cunosc atributiile si responsabilitatile dupa cum sunt specificate în prezenta Parte din Cod, precum si cu prevederile relevante ale planului de securitate a navei aflat la bord si ca astfel de informatii au fost prevazute în limba de lucru a personalului navei sau în limbile întelese de acesta; si

ofiterul însarcinat cu securitatea navei îndeplineste cerintele din prezenta Parte a Codului.

Un Certificat International Interimar de Securitate a Navei poate fi emis de catre Administratie sau de o organizatie recunoscuta de securitate, autorizata sa actioneze în numele sau.

Un Certificat International Interimar de Securitate a Navei va fi valabil 6 luni sau înainte ca certificatul cerut prin sectiunea 19.2 (Partea A, Cod ISPS) sa fie emis, oricare dintre acestea ar fi primul, si nu poate fi extins.

Nici un Guvern Contractant nu va determina emiterea unui Certificat International Interimar de Securitate a Navei ulterior, în mod consecutiv unei nave daca, dupa parerea Administratiei sau a organizatiei recunoscute de securitate, unul dintre scopurile navei sau Companiei care solicita un astfel de certificat este acela de a evita conformitatea completa cu Capitolul XI-2 si prezenta Parte din Cod dupa trecerea perioadei certificatului interimar initial, dupa cum este specificat în sectiunea 19.4.4 (Partea A, Cod ISPS).

În scopul reglementarii XI-2/9, Guvernele Contractante pot, înaintea acceptarii unui Certificat International Interimar de Securitate a Navei ca fiind un certificat valabil, sa se asigure ca cerintele sectiunilor de la 19.4.2.4 la 19.4.2.6 (Partea A, Cod ISPS) au fost îndeplinite.

Responsabilitati

Inspectorul de specialitate din cadrul Serviciului ISM – ISPS, care efectueaza auditul de securitate la bordul navei, poarta raspunderea îndeplinirii conditiilor stipulate în prezenta procedura si în legislatia nationala si internationala în materie.

sus